Wat zijn de taken van een notaris bij een aandelenoverdracht?

Bij een aandelenoverdracht van een besloten vennootschap is de tussenkomst van een notaris wettelijk verplicht. Zonder een notariële akte is de overdracht juridisch niet geldig en blijft de verkoper formeel eigenaar van de aandelen. De notaris vervult daarbij een centrale rol: hij stelt de akte op, voert wettelijk verplichte controles uit en zorgt voor de afronding van het juridische traject. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over de taken van de notaris bij een aandelenoverdracht.

Wanneer is een notaris verplicht bij een aandelenoverdracht?

Een notaris is altijd verplicht bij de levering van aandelen op naam in een niet-beursgenoteerde BV. Dit is vastgelegd in artikel 2:196 BW, dat bepaalt dat de levering uitsluitend kan plaatsvinden via een notariële akte die ten overstaan van een in Nederland gevestigde notaris wordt verleden. Zonder deze akte heeft de overdracht geen rechtskracht.

Het is belangrijk onderscheid te maken tussen het verkopen van aandelen en het juridisch leveren ervan. De koopovereenkomst kan in principe zonder notaris worden opgesteld, maar de daadwerkelijke eigendomsoverdracht vereist altijd een notariële akte. Ontbreekt die akte, dan blijft de verkoper in juridische zin eigenaar, ongeacht wat partijen onderling hebben afgesproken.

De verplichting geldt specifiek voor aandelen op naam in een niet-beursgenoteerde BV of NV. Bij beursgenoteerde vennootschappen gelden afwijkende regels op grond van de Wet giraal effectenverkeer, waarbij de notaris niet altijd verplicht is. Voor de overgrote meerderheid van transacties in het Nederlandse MKB en de mid-market is notariële tussenkomst echter een absolute vereiste.

Welke documenten stelt de notaris op bij een aandelenoverdracht?

Het kernstuk dat de notaris opstelt, is de akte van levering. Dit document bevat onder meer de identiteitsgegevens van alle betrokken partijen, het aantal en de soort over te dragen aandelen, de gegevens van de vennootschap en de wijze waarop de verkoper de aandelen heeft verkregen. Pas na ondertekening door koper, verkoper en notaris gaat de eigendom juridisch over.

Naast de akte van levering verzorgt de notaris aanvullende documentatie waar de situatie daarom vraagt. Zo stelt hij volmachten op wanneer partijen niet persoonlijk aanwezig kunnen zijn bij het passeren. Ook zorgt hij voor de erkenning van de levering door de vennootschap, een stap die noodzakelijk is om de nieuwe aandeelhouder zijn rechten te laten uitoefenen.

Om de akte te kunnen opstellen, heeft de notaris een aantal stukken nodig van de betrokken partijen:

• Het aandeelhoudersregister van de BV
• Een kopie van de geldende statuten
• Eventuele aandeelhoudersovereenkomsten
• De koopovereenkomst, indien die al schriftelijk is vastgelegd

Een afzonderlijke koopovereenkomst is overigens niet verplicht. De notaris kan de koopafspraken ook rechtstreeks in de notariële akte verwerken, wat bij eenvoudigere transacties een gebruikelijke werkwijze is. Na het passeren werkt de notaris tot slot het aandeelhoudersregister bij, zodat de nieuwe eigendomssituatie correct is vastgelegd.

Hoe verloopt het notariële proces bij een aandelenoverdracht stap voor stap?

Het notariële proces bij een aandelenoverdracht volgt een vaste volgorde van stappen, van voorbereiding tot afronding. De notaris treedt doorgaans pas formeel op nadat koper en verkoper overeenstemming hebben bereikt over de prijs en de voorwaarden, maar zijn betrokkenheid is bepalend voor de juridische geldigheid van de gehele transactie.

Het proces verloopt in de praktijk als volgt:

1. Aanleveren van documenten: Partijen verstrekken de notaris de benodigde stukken, zoals het aandeelhoudersregister en de statuten.
2. Identificatie en Wwft-onderzoek: De notaris stelt de identiteit van alle betrokkenen vast en voert een cliëntenonderzoek uit conform de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme.
3. Opstellen van de conceptakte: De notaris bereidt de akte van levering voor en legt deze ter beoordeling voor aan partijen.
4. Passeren van de akte: Koper, verkoper en notaris ondertekenen de definitieve akte. Hiermee vindt de juridische eigendomsoverdracht plaats.
5. Erkenning door de vennootschap: De vennootschap erkent de levering, waarna de nieuwe aandeelhouder zijn rechten kan uitoefenen.
6. Bijwerken van het aandeelhoudersregister: De notaris verwerkt de wijziging in het register en geeft eventuele directiewisselingen of adreswijzigingen door aan de Kamer van Koophandel.

Een bijzonderheid is dat een aandelenoverdracht met terugwerkende kracht mogelijk is. De juridische levering vindt dan op een latere datum bij de notaris plaats, terwijl koper en verkoper afspreken dat de economische effecten van de overdracht gelden vanaf een eerder overeengekomen datum. Dit wordt in de praktijk regelmatig toegepast bij transacties waarbij de commerciële en juridische overdrachtsdatum niet samenvallen.

Wat controleert de notaris inhoudelijk vóór de overdracht?

Vóór het passeren van de akte voert de notaris een reeks inhoudelijke controles uit. Hij onderzoekt of de levering een geldige juridische grondslag heeft, of de verkoper daadwerkelijk bevoegd is om de aandelen over te dragen en of het besluit tot verkoop rechtsgeldig is genomen. Dit onderzoek wordt ook wel een titelrecherche genoemd.

Een van de meest kritische controles betreft de blokkeringsregeling die in de statuten van de BV kan zijn opgenomen. Deze regeling stelt voorwaarden aan de overdraagbaarheid van aandelen, bijvoorbeeld door een aanbiedingsplicht aan bestaande aandeelhouders of een goedkeuringseis. Zoals in de praktijk bevestigd wordt, is een aandelenoverdracht waarbij de blokkeringsregeling wordt genegeerd juridisch nietig. De notaris ziet erop toe dat deze regeling correct is nageleefd voordat hij de akte passeert.

Daarnaast controleert de notaris of er sprake is van pandrecht of vruchtgebruik op de aandelen, en of er een schuldverhouding bestaat tussen de vennootschap en de verkopende aandeelhouder. Ook de identiteitscontrole is een wettelijke verplichting: op grond van de Wwft voert de notaris een cliëntenonderzoek uit en stelt hij de uiteindelijk belanghebbende vast. Ongebruikelijke transacties is hij verplicht te melden bij FIU-Nederland.

Tot slot is de erkenning door de vennootschap een stap die de notaris bewaakt. Zonder die erkenning heeft de nieuwe eigenaar weliswaar juridisch eigendom van de aandelen, maar kan hij geen stemrecht, vergaderrecht of recht op dividend uitoefenen. De notaris zorgt ervoor dat dit proces correct en volledig wordt afgerond.

Wat zijn de kosten van een notaris bij een aandelenoverdracht?

De kosten van een notaris bij een aandelenoverdracht zijn niet wettelijk vastgesteld en variëren per kantoor en per transactie. Er zijn geen vaste tarieven; notarissen zijn vrij in hun prijsstelling. Het is dan ook verstandig meerdere offertes op te vragen en deze te vergelijken voordat een keuze wordt gemaakt.

De hoogte van de notariskosten wordt bepaald door een aantal factoren:

• Complexiteit van de transactie: Een eenvoudige overdracht tussen twee partijen vraagt minder werk dan een transactie met meerdere aandeelhouders, uitgebreide garanties of internationale elementen.
• Aanvullende werkzaamheden: Denk aan het opstellen van volmachten, het verwerken van directiewisselingen of het begeleiden van de erkenningsprocedure.
• Omvang van de documentatie: Wanneer de notaris ook de koopovereenkomst verwerkt in de akte of aanvullende statuten moet beoordelen, neemt de tijdsinvestering toe.
• Keuze van het notariskantoor: Tarieven lopen aanzienlijk uiteen tussen grote stadskantoren en regionale notarissen.

Bij een aandelentransactie in het kader van een fusie of overname komen naast de notariskosten doorgaans ook andere adviseurshonoraria kijken, zoals die van financieel en fiscaal adviseurs. De notariskosten vormen in dat geval slechts een onderdeel van de totale transactiekosten. Een goede voorbereiding en heldere taakverdeling tussen de betrokken adviseurs helpen onnodige kosten te voorkomen.

Wilt u meer weten over de financiële aspecten van een aandelentransactie of zoekt u begeleiding bij een voorgenomen overname of verkoop? Neem dan gerust contact met ons op. Wij ondersteunen u graag bij de financiële strategie en transactiebegeleiding die bij uw situatie past.